Hội thảo khoa học: “Đổi mới sáng tạo và khởi nghiệp trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ và Quản trị văn phòng”

Tới tham dự Hội thảo, về phía các đại biểu có: NGƯT.PGS.TS. Nguyễn Văn Hậu, Trưởng Ban Công tác Đảng - Đoàn thể, Chánh Văn phòng Đảng ủy Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh; TS. Cam Anh Tuấn, Trưởng khoa, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; ThS. Đinh Thế Vinh, Chủ tịch Hội Doanh nghiệp Lưu trữ Việt Nam; ThS. Đỗ Thành Thoa, Viện trưởng Viện Nghiên cứu Khoa học và Giáo dục Chăm sóc Sức khỏe, Sắc đẹp Tầm Nhìn Mới; ông Nguyễn Đắc Minh Hải, Giám đốc Công ty cổ phần sáng kiến Hưng Gia; ông Lê Hồng Hải, Giám đốc Công ty cổ phần đầu tư Đức Nghiệp; bà Nguyễn Thị Nguyệt, Giám đốc dự án, Công ty cổ phần HIPT; TS. Đặng Thị Thu Trang, Trưởng phòng Lưu trữ, Vụ Hành chính, Văn phòng Quốc hội. Về phía Học viện Hành chính và Quản trị công có: PGS.TS. Lương Thanh Cường, Phó Giám đốc Học viện; lãnh đạo các khoa, ban, đơn vị, các chuyên gia, nhà khoa học, giảng viên, học viên và sinh viên Học viện quan tâm đến chủ đề hội thảo tham dự trực tiếp và trực tuyến.

Phát biểu khai mạc Hội thảo, PGS.TS. Lương Thanh Cường, Phó Giám đốc Học viện nhấn mạnh, lưu trữ mang sứ mệnh bảo tồn, trân quý và phát huy các giá trị tài sản tri thức để giúp đất nước phát triển bền vững. Đồng thời, PGS.TS. Lương Thanh Cường khẳng định văn thư chính là nơi điều tiết hệ thống văn bản, còn quản trị văn phòng giữ vai trò then chốt trong điều hành tổ chức. Tuy ba lĩnh vực có phương thức thể hiện thay đổi theo xu hướng chuyển đổi số và văn phòng số hiện đại nhưng bản chất tất cả vẫn là nền tảng cốt lõi cho sự vận hành của mọi cơ quan, doanh nghiệp và quốc gia.

Từ đó, PGS.TS. Lương Thanh Cường  đưa ra định hướng đổi mới chương trình đào tạo: trang bị cho sinh viên năng lực khởi nghiệp, quản trị và ứng dụng chuyên môn ở trình độ cao. Sinh viên Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng cần chuyển từ thực hiện thao tác sang quản trị dòng văn thư, phát triển năng lực quản lý chuyên sâu; đồng thời, cần có khả năng khởi nghiệp. Qua đó, Học viện hướng tới tăng cường kết nối với doanh nghiệp, hiệp hội và người học, tạo điều kiện để sinh viên trở thành những doanh nhân tương lai.

Phát biểu đề dẫn Hội thảo, PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân, Trưởng Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng nhấn mạnh đổi mới sáng tạo và khởi nghiệp chính là những động lực then chốt cho sự phát triển của quốc gia. Tinh thần này đã được định hình rõ nét trong các chủ trương của Đảng, nổi bật là Nghị quyết 57-NQ/TW của Bộ Chính trị cùng Văn kiện Đại hội XIV, trong đó khẳng định vai trò trụ cột của khoa học - công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số đối với kỷ nguyên vươn mình của dân tộc. Bối cảnh đó đòi hỏi tất cả các ngành nghề, bao gồm cả Văn thư - Lưu trữ và Quản trị văn phòng, phải chủ động chuyển mình để tạo ra những giá trị mới.

Theo PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân, muốn đổi mới sáng tạo trước tiên phải thay đổi tư duy và cách thức vận hành thông qua việc tái thiết kế quy trình, ứng dụng công nghệ, tối ưu hóa dữ liệu và tự động hóa các dịch vụ, giải pháp chuyên môn. Khởi nghiệp trong ngành này không dừng lại ở việc thành lập doanh nghiệp, mà bắt nguồn từ bất kỳ ý tưởng thực tế nào giúp giải quyết vấn đề từ giải pháp công nghệ, mô hình dịch vụ cho đến việc số hóa dữ liệu, quản trị văn phòng thông minh hay ứng dụng trí tuệ nhân tạo.

Về định hướng thảo luận, PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân đề xuất Hội thảo tập trung vào các chủ đề trọng tâm: Chủ trương, chính sách thúc đẩy đổi mới sáng tạo và khởi nghiệp của Đảng, Nhà nước; bức tranh thực trạng và xu hướng chuyển dịch trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ và Quản trị văn phòng; các mô hình, giải pháp khởi nghiệp thiết thực và việc ứng dụng công nghệ mới trong công tác chuyên môn; hành lang pháp lý cùng cơ chế hỗ trợ từ Nhà nước, Học viện và các tổ chức liên quan.

Tại Hội thảo, TS. Trần Thị Minh Tâm trình bày tham luận về định hướng khởi nghiệp ngành Văn thư - Lưu trữ và Quản trị văn phòng thời kỳ chuyển đổi số. Tham luận tiếp cận khởi nghiệp theo chuỗi giá trị “vấn đề - nhu cầu - cơ hội - ý tưởng - giải pháp - sản phẩm và dịch vụ - mô hình kinh doanh” điểm cốt lõi là biến tri thức chuyên môn về quy trình và tài liệu thành giải pháp thực tế có khả năng thương mại hóa. Tham luận xác định sáu nhóm cơ hội khởi nghiệp nổi bật kết nối thành chuỗi giá trị liên hoàn: số hóa và quản trị hồ sơ; lưu trữ số và dữ liệu; ứng dụng AI trong quản trị thông tin; văn phòng số và tự động hóa; quản trị tri thức; tư vấn và đào tạo năng lực số. Để triển khai hiệu quả, TS. Trần Thị Minh Tâm kiến nghị sáu nhóm điều kiện bảo đảm: thị trường, công nghệ/dữ liệu, pháp lý/bảo mật, nhân lực, tài chính, hệ sinh thái. Trong đó nhấn mạnh hai giải pháp đột phá: tạo dựng nhân lực liên ngành kết hợp giữa chuyên môn Văn thư - Lưu trữ và Quản trị văn phòng với công nghệ thông tin, dữ liệu, AI và kinh doanh; thúc đẩy liên kết hệ sinh thái tăng cường hợp tác giữa nhà trường, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và các tổ chức hỗ trợ khởi nghiệp nhằm nâng tầm giá trị thương mại cho tri thức ngành.

Trình bày tham luận "Giải pháp đổi mới hoạt động quản lý, điều hành tại Văn phòng Quốc hội đáp ứng yêu cầu phục vụ hoạt động của Quốc hội nước ta hiện nay", TS. Đặng Thị Thu Trang, Trưởng phòng Lưu trữ, Vụ Hành chính, Văn phòng Quốc hội đã phân tích sâu sắc nhu cầu đổi mới quản trị trong bối cảnh kiện toàn bộ máy và đẩy mạnh chuyển đổi số. Là cơ quan tham mưu, tổng hợp và phục vụ Quốc hội, Văn phòng Quốc hội cần nâng tầm phương thức vận hành theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại, minh bạch, liên thông và chủ động nhằm nâng cao chất lượng tham mưu cũng như hiệu quả phục vụ.

TS. Đặng Thị Thu Trang đánh giá, dù thời gian qua Văn phòng Quốc hội đã đạt nhiều bước tiến về ứng dụng công nghệ như: triển khai biểu quyết điện tử, họp trực tuyến, App Quốc hội, ứng dụng cho Đại biểu hay phần mềm quản lý văn bản nhưng các hệ thống này vẫn còn rời rạc và thiếu tính kết nối đồng bộ.

Trước thực trạng đó, TS. Đặng Thị Thu Trang đề xuất chiến lược xây dựng "Văn phòng Quốc hội số", đưa toàn bộ công tác điều hành từ mô hình truyền thống sang môi trường số hóa dựa trên công nghệ và dữ liệu dùng chung. Bà cũng đưa ra các giải pháp trọng tâm: hoàn thiện hành lang pháp lý, quy trình và khung kiến trúc Quốc hội số; phát triển hệ sinh thái số, cơ sở dữ liệu tập trung cùng các công cụ quản trị hiện đại; tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ trước khi tiến hành số hóa; đào tạo nâng cao năng lực số và định hình văn hóa làm việc số cho đội ngũ cán bộ; tăng cường an toàn, an ninh thông tin và bảo vệ dữ liệu. Mục tiêu cốt lõi là dịch chuyển mạnh mẽ từ "số hóa tài liệu" sang "số hóa phương thức làm việc", qua đó tối ưu hóa hiệu lực điều hành và nâng cao chất lượng phục vụ Quốc hội.  

Trong bài phát biểu tại Hội thảo, TS. Phạm Quang Quyền, Giám đốc Trung tâm Thông tin - Thư viện, Học viện Hành chính và Quản trị công khẳng định công nghệ thông tin và AI là động lực then chốt cho đổi mới sáng tạo trong ngành thư viện và Văn thư - Lưu trữ. Từ thực tế, TS. Phạm Quang Quyền đề xuất mô hình thực hành ảo "0 đồng" giúp sinh viên rèn luyện kỹ năng thực tế trên phần mềm chuyên ngành mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu thật của cơ quan. Về giải pháp công nghệ, ông chia sẻ hai điểm nhấn cốt lõi: mô hình Cổng thông tin thông minh (Smart Web Portal) giúp tích hợp hệ thống hiện có với giao diện thân thiện, không làm xáo trộn quy trình làm việc; và giải pháp AI nội bộ chạy offline trên máy tính cấu hình phổ thông, vừa tiết kiệm chi phí hạ tầng, vừa đảm bảo an toàn tuyệt đối khi xử lý dữ liệu lớn và văn bản mật. Ông nhấn mạnh, tuy không phải là ngành kinh tế "hot", Thư viện và Lưu trữ sở hữu môi trường rất thuận lợi cho đổi mới sáng tạo với các giải pháp công nghệ thực tiễn đã và đang triển khai hiệu quả.

Trình bày tham luận tại Hội thảo, ông Trần Sỹ Cao, kỹ sư Công ty Cổ phần Tập đoàn HiPT đã đề xuất giải pháp tích hợp bộ ba trợ lý AI trên một nền tảng dùng chung dành cho Học viện Hành chính và Quản trị công. Đề xuất này hướng tới việc đẩy mạnh ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào công tác đào tạo, bồi dưỡng và quản trị hành chính trong bối cảnh Học viện vừa kiện toàn tổ chức, quy mô đào tạo mở rộng và yêu cầu chuyển đổi số toàn diện đặt ra cấp thiết.

Giải pháp được thiết kế theo nguyên tắc thừa hưởng hạ tầng hiện có, không làm thay đổi hay thay thế các phần mềm quản lý đang vận hành. AI chỉ khai thác nguồn dữ liệu đã qua phê duyệt, mọi văn bản do AI khởi tạo đều được định danh là bản dự thảo để bảo đảm con người luôn giữ quyền quyết định cuối cùng.

Bộ ba trợ lý AI chuyên biệt bao gồm: (1) Trợ lý giải đáp cho người học vận hành 24/7 trên các kênh truyền thông của Học viện nhằm tự động trả lời các thắc mắc thường gặp về học phí, lịch thi, đăng ký học phần hay thủ tục hành chính dựa trên quy chế và thông báo chính thức. Giải pháp giúp cung cấp thông tin thống nhất và giảm áp lực làm việc cho cán bộ phụ trách; (2) Trợ lý nghiệp vụ cho cán bộ, giảng viên hỗ trợ tra cứu quy định pháp lý, xác định hiệu lực văn bản, giải đáp quy trình nghiệp vụ và hỗ trợ soạn thảo công văn, tờ trình, quyết định đúng chuẩn thể thức, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu công đoạn chỉnh sửa; (3) Trợ lý học tập và bồi dưỡng đóng vai trò như một trợ lý cá nhân theo từng học phần. Giảng viên có thể tải lên giáo trình, slide, file ghi âm hay video giảng dạy để AI phân tích và hệ thống hóa bài giảng. Học viên có thể tương tác, đặt câu hỏi bất kỳ lúc nào và nhận câu trả lời kèm trích dẫn nguồn chính xác để dễ dàng đối chiếu, góp phần cá nhân hóa việc học và tối ưu hóa kho học liệu.

Bên cạnh đó, đề xuất coi an toàn thông tin là yếu tố then chốt: toàn bộ dữ liệu do Học viện kiểm soát, áp dụng cơ chế phân quyền nghiêm ngặt, lưu vết truy cập và tuân thủ chặt chẽ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Qua đó, AI đóng vai trò như một lớp trợ lý đắc lực hỗ trợ con người, nâng cao chất lượng dịch vụ, hiệu quả quản trị và khả năng khai thác tài nguyên dữ liệu của Học viện.

Chia sẻ về định hướng đồng hành cùng cộng đồng khởi nghiệp của Hội Doanh nghiệp Lưu trữ Việt Nam, ThS. Đinh Thế Vinh chỉ ra rằng lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ vướng phải nhiều rào cản khởi nghiệp hơn các ngành nghề khác, đặc biệt là quy định khắt khe về điều kiện kinh doanh và chứng chỉ hành nghề. Những quy định này từng là rào cản lớn đối với doanh nghiệp, người làm nghề và sinh viên có ý định khởi nghiệp. Dù vậy, các chính sách tháo gỡ khó khăn gần đây đang mở ra khung pháp lý cởi mở hơn, tạo động lực mới cho hoạt động kinh doanh trong ngành.

ThS. Đinh Thế Vinh đề cao vai trò của khối doanh nghiệp trong việc hỗ trợ sinh viên thông qua các chương trình thực tập, tham gia thực chiến các dự án chỉnh lý, số hóa, cũng như đồng hành trong quá trình thành lập doanh nghiệp. Thực tế hiện nay, nhu cầu xử lý và số hóa tài liệu tại các địa phương tăng vọt sau đợt sáp nhập đơn vị hành chính, khiến ngành Lưu trữ rơi vào tình trạng thiếu hụt nhân lực gay gắt, trong khi không ít sinh viên lại chưa đủ kiên trì để theo đuổi nghề dài lâu. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ vẫn còn tình trạng "mỗi nơi một kiểu", gây thiếu đồng bộ giữa các ngành và địa phương.

Từ thực trạng đó, ông kiến nghị đẩy mạnh cơ chế hợp tác ba bên giữa cơ sở đào tạo, doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước nhằm xây dựng một hệ thống phần mềm lưu trữ điện tử thống nhất, chuẩn hóa và liên thông từ khâu đào tạo đến khâu ứng dụng nguồn nhân lực.

Bên cạnh các tham luận, Hội thảo còn ghi nhận sự tham gia tích cực của đông đảo đại diện các doanh nghiệp và hiệp hội chuyên ngành thông qua nhiều ý kiến phát biểu và đóng góp ý tưởng thiết thực. Các doanh nghiệp đã thẳng thắn chỉ ra những rào cản pháp lý, thực trạng thiếu hụt nhân lực kiên trì gắn bó với nghề, cũng như sự thiếu đồng bộ về phần mềm công nghệ hiện nay. Đồng thời, cũng đã mang đến nhiều giải pháp mang tính đột phá và cam kết đồng hành hỗ trợ sinh viên thông qua môi trường thực hành, nhận khoán khối lượng công việc chỉnh lý - số hóa, cũng như tư vấn pháp nhân khởi nghiệp. Những đóng góp quý báu này không chỉ thắt chặt mối quan hệ hợp tác giữa Học viện và doanh nghiệp, mà còn mở ra nhiều cơ hội việc làm và khởi nghiệp thực tế cho sinh viên trong kỷ nguyên số.

Phát biểu kết luận Hội thảo, PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân khẳng định Hội thảo với nhiều thông điệp mạnh mẽ và tầm nhìn bứt phá không còn gò bó trong tư duy truyền thống về công việc giấy tờ hay lưu trữ thủ công. Hội thảo đã khẳng định một diện mạo hoàn toàn mới của ngành Văn thư – Lưu trữ và Quản trị Văn phòng: hiện đại, sáng tạo, ứng dụng công nghệ cao và giàu tiềm năng khởi nghiệp. Những trí tuệ, tâm huyết và giải pháp công nghệ tiên tiến được chia sẻ tại Hội thảo đã tiếp thêm động lực to lớn cho đội ngũ viên chức, giảng viên và đặc biệt là thế hệ sinh viên Học viện Hành chính và Quản trị. Với sự đồng hành sát sao từ cộng đồng doanh nghiệp và các cơ quan quản lý, tin tưởng rằng những ý tưởng, giải pháp từ Hội thảo hôm nay sẽ thành hiện thực, góp phần tạo dựng nguồn nhân lực chất lượng cao và khẳng định vị thế vững chắc của ngành.