Tập thể Văn phòng
GIỚI THIỆU CHUNG
Xuyên suốt hành trình 66 năm xây dựng và phát triển của Học viện Hành chính và Quản trị công, Văn phòng là đơn vị hành chính tổng hợp, giữ vai trò trung tâm trong công tác điều hành và phối hợp các hoạt động của Học viện. Văn phòng là đơn vị thực hiện chức năng tham mưu giúp Giám đốc Học viện trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Học viện; quản lý và thực hiện công tác hành chính đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ; cải cách hành chính, pháp chế; đầu tư phát triển, xây dựng cơ bản; cung cấp thông tin kịp thời, chính xác đến các đơn vị và cá nhân trong Học viện, đồng thời là cầu nối thông tin với các đối tác bên ngoài.
Ngày 08/01/2025, Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh ký quyết định số 55-QĐ/HVCTQG quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính và Quản trị công; tiếp đó, ngày 14/3/2025, Giám đốc Học viện Hành chính và Quản trị công ký Quyết định số 359-QĐ/HVHC&QTC quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Học viện Hành chính và Quản trị công.
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ
Theo Quyết định số 359-QĐ/HVHC&QTC ngày 14/3/2025 của Giám đốc Học viện Hành chính và Quản trị công quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Học viện.
Văn phòng là đơn vị thuộc Học viện Hành chính và Quản trị công, có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Học viện trong công tác chỉ đạo, điều hành; tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Học viện; quản lý và thực hiện công tác hành chính; văn thư, lưu trữ; cải cách hành chính; pháp chế; đầu tư phát triển, xây dựng cơ bản; quản lý công sở.
Văn phòng có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1. Chủ trì, tham mưu giúp Giám đốc Học viện trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của Học viện; tổ chức phối hợp công tác giữa các đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện; hướng dẫn, quản lý thực hiện công tác văn phòng của các đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện theo quy định của Học viện.
2. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện:
a) Xây dựng chiến lược, đề án, kế hoạch dài hạn, hằng năm phát triển tổng thể Học viện; tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
b) Xây dựng chương trình công tác của Học viện trình Giám đốc Học viện quyết định; giúp Giám đốc Học viện theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của Học viện;
c) Xây dựng các báo cáo định kỳ về công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện nhiệm vụ, chương trình công tác của Học viện; xây dựng và tham gia xây dựng, góp ý các đề án, văn bản theo chức năng, nhiệm vụ hoặc theo sự phân công của Giám đốc Học viện;
d) Tổ chức tập huấn chuyên môn trong hệ thống Học viện đối với các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
3. Công tác hành chính, tổng hợp, pháp chế:
a) Tiếp nhận, kiểm tra thủ tục, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình Lãnh đạo Học viện; chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Học viện ban hành; bảo đảm thực hiện các quy định theo quy trình ISO được Học viện ban hành;
b) Tổng hợp, báo cáo, đề xuất với Giám đốc Học viện những vấn đề cần xử lý qua phản ánh của báo chí, dư luận xã hội có nội dung liên quan đến Học viện;
c) Thực hiện nhiệm vụ giúp việc hành chính Ban Giám đốc Học viện;
d) Kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản; thẩm định, tham gia thẩm định các quy định, quy chế, quy tắc, nội quy trong Học viện bảo đảm thực hiện theo quy định của pháp luật.
4. Thực hiện các nhiệm vụ văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước:
a) Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối, trực tiếp xử lý hoặc theo dõi việc xử lý văn bản đến; kiểm tra về mặt thể thức, thủ tục ban hành các văn bản đi của cơ quan Học viện;
b) Quản lý, thống kê công tác văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật và của Học viện;
c) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật bí mật nhà nước đối với các đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện theo quy định của pháp luật;
d) Sao, chụp văn bản, tài liệu phục vụ công tác chung của Học viện; cung cấp báo, tạp chí, bản tin phục vụ công tác của Lãnh đạo Học viện và các đơn vị thuộc, trực thuộc Học viện; chủ trì biên tập và phát hành danh bạ điện thoại của Học viện;
đ) Quản lý, sử dụng con dấu của Học viện và kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu của các đơn vị trực thuộc Học viện theo quy định của pháp luật và của Học viện;
e) Tổ chức thực hiện lưu trữ, bảo mật các hồ sơ, tài liệu, văn bản đi, văn bản đến; quản lý và bảo quản an toàn kho lưu trữ, phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ của Học viện.
5. Thực hiện các nhiệm vụ quản trị công sở, văn hóa công sở, phục vụ hậu cần:
a) Tham mưu cho Giám đốc Học viện về chủ trương, biện pháp hiện đại hóa công sở; tổ chức quản trị công sở; bảo đảm đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật và trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động của Học viện;
b) Quản lý các công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa, cải tạo và bảo trì trụ sở Học viện theo quy định; thực hiện nhiệm vụ giúp việc chủ đầu tư đối với các công trình của Học viện khi được giao;
c) Giúp Giám đốc Học viện quản lý trụ sở và tài sản tại Hà Nội, thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến mua sắm, tiếp nhận, cải tạo, duy tu, bảo dưỡng và sửa chữa tài sản, phương tiện, trang thiết bị phục vụ hoạt động của Học viện theo kế hoạch được phê duyệt;
d) Phối hợp tổ chức thực hiện văn hóa công sở tại trụ sở Hà Nội;
đ) Thực hiện công tác y tế và vệ sinh môi trường trong phạm vi Học viện;
e) Thường trực và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, cứu hộ cứu nạn, phòng chống thiên tai, đảm bảo trật tự và an toàn cho Học viện;
g) Kiểm tra, giám sát việc thực hiện Quy chế quản lý và sử dụng trụ sở Học viện;
h) Tổ chức in và cấp phát phôi bằng, phôi chứng chỉ, giấy thi, giấy nháp thi, bìa hồ sơ, phong bì, lịch, sổ tay, tờ rơi, giới thiệu của Học viện; tiếp nhận, quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Học viện;
i) Quản lý và điều phối sử dụng các phòng làm việc, hội trường, phòng học, phòng họp và Phòng Truyền thống của Học viện.
6. Công tác quản lý tài sản, đầu tư phát triển, xây dựng cơ bản:
6.1. Công tác quản lý tài sản:
a) Đầu mối tổ chức thực hiện mua sắm tài sản, trang thiết bị của Học viện tại TP. Hà Nội theo kế hoạch đấu thầu được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
b) Đầu mối tổng hợp, trình chủ trương, lập và tổ chức thực hiện dự toán mua sắm duy trì các hoạt động thường xuyên của Học viện tại Hà Nội. Quản lý chữ ký số, thực hiện các nghĩa vụ của Chủ đầu tư theo phân công của Giám đốc Học viện trong việc tổ chức thực hiện các dự toán mua sắm và dự án đầu tư của Học viện;
c) Tổ chức quản lý tài sản, công cụ làm việc của Học viện tại TP. Hà Nội; chủ trì theo dõi, kiểm tra việc khai thác, sử dụng tài sản tại các đơn vị, cá nhân được giao.
6.2. Công tác quản lý đầu tư phát triển, xây dựng cơ bản:
a) Đầu mối phối hợp với các đơn vị xây dựng chiến lược, đề án, kế hoạch hằng năm, trung hạn, dài hạn về tài sản, đầu tư phát triển, xây dựng cơ bản của Học viện;
b) Tham mưu giúp Giám đốc Học viện quản lý thống nhất công tác đầu tư phát triển, xây dựng cơ bản của Học viên theo quy định của pháp luật;
c) Chủ trì xây dựng kế hoạch đầu tư phát triển, xây dựng cơ bản hằng năm của Học viện theo phân cấp của cấp có thẩm quyền.
7. Thực hiện nhiệm vụ quản trị cổng thông tin điện tử và hệ thống mạng internet nội bộ, Voffice, trực tuyến phục vụ các hoạt động thường xuyên của Học viện:
a) Quản lý các việc liên quan tới hệ thống Voffice;
b) Quản lý, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị tin học của cơ quan Học viện;
c) Quản trị hệ thống mạng nội bộ, mạng internet của cơ quan Học viện;
d) Quản trị cổng thông tin điện tử của Học viện;
đ) Quản lý hệ thống máy chủ, vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.
8. Thực hiện nhiệm vụ quan hệ với công chúng và báo chí:
a) Là đầu mối thực hiện nhiệm vụ phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí theo quy định của pháp luật và của Học viện;
b) Giúp Giám đốc Học viện quản lý, thực hiện công tác truyền thông.
9. Công tác cải cách hành chính tại Học viện:
a) Trình Giám đốc Học viện kế hoạch cải cách hành chính của Học viện;
b) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện thực hiện công tác cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch, đề án cải cách hành chính đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
c) Giúp Ban Giám đốc Học viện theo dõi, đánh giá, tổng hợp chung kết quả thực hiện các nhiệm vụ về cải cách hành chính của Học viện; xây dựng và thực hiện chế độ báo cáo về công tác cải cách hành chính theo quy định;
d) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ trong lĩnh vực cải cách hành chính cho viên chức, người lao động Học viện;
đ) Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình giải quyết thủ tục hành chính, trả lời các kiến nghị, đề nghị của các cơ quan, đơn vị, văn bản trao đổi công tác có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Học viện.
10. Thừa lệnh Giám đốc ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Giám đốc.
11. Tham gia xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch, quy chế của Học viện và các văn bản khác khi được Giám đốc Học viện giao.
12. Nghiên cứu khoa học phục vụ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn khi được giao.
13. Quản lý ký túc xá sinh viên, học viên.
14. Thực hiện cung ứng dịch vụ công theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị khi được Giám đốc Học viện giao.
15. Quản lý viên chức, người lao động của Văn phòng và tài sản được giao theo quy định của Nhà nước và của Học viện.
16. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Giám đốc Học viện giao.
CƠ CẤU TỔ CHỨC, NHÂN SỰ
Lãnh đạo Văn phòng:
- Q. Chánh Văn phòng: ThS. Nguyễn Thị Phong Lan
- Phó Chánh Văn phòng: TS. Trương Quốc Việt
Tổng số viên chức, người lao động của văn phòng: 60 người
Văn phòng hiện có 05 bộ phận chuyên môn:
Bộ phận Hành chính – Tổng hợp & Pháp chế;
Bộ phận Quản trị;
Đội xe;
Bộ phận Công nghệ thông tin và Truyền thông;
Bộ phận Lưu trữ.
THÀNH TÍCH TIÊU BIỂU
Trong giai đoạn năm 2020-2024, Tập thể Văn phòng đã được đánh giá, xếp loại hoàn xuất sắc nhiệm vụ, cụ thể như sau:
| Năm | Kết quả đánh giá, xếp loại của đơn vị |
Số, ngày, tháng, năm quyết định công nhận |
| 2020 | Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ |
Quyết định 4063/QĐ-HCQG ngày 07/12/2020 của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia |
| 2021 | Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ |
Quyết định 3568/QĐ-HCQG ngày 01/12/2021 của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia |
| 2022 | Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ |
Quyết định 4460/QĐ-HCQG ngày 12/12/2022 của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia |
| 2023 | Hoàn thành tốt nhiệm vụ |
Quyết định 5572/QĐ-HCQG ngày 01/12/2023 của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia |
| 2024 | Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ |
Quyết định 7842/QĐ-HCQG ngày 06/12/2024 của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia |
Danh hiệu thi đua:
| Năm | Danh hiệu thi đua |
Số, ngày, tháng, năm của quyết định công nhận danh hiệu thi đua; cơ quan ban hành quyết định |
| 2020 | Tập thể Lao động xuất sắc | Quyết định số 1140/QĐ-BNV ngày 29/12/2020 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ |
| 2021 | Tập thể Lao động xuất sắc | Quyết định số 20/QĐ-BNV ngày 11/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. |
| 2022 | Tập thể Lao động xuất sắc | Quyết định số 1249/QĐ-BNV ngày 27/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ |
| 2023 | Tập thể Lao động tiên tiến | Quyết định số 5898/QĐ-HCQG ngày 06/12/2023 của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia |
| 2024 | Tập thể Lao động xuất sắc | Quyết định số 932/QĐ-BNV ngày 20/12/2024 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. |
Hình thức khen thưởng:
| Năm | Hình thức khen thưởng | Số, ngày, tháng, năm của quyết định khen thưởng; cơ quan ban hành quyết định |
| 2019 | Giấy khen | Quyết định số 4139/HCQG-KT ngày 01 tháng 11 năm 2019: Tập thể có nhiều đóng góp cho các hoạt động Kỷ niệm 60 năm Ngày thành lập Học viện |
| 2020 | Giấy khen | Quyết định số 1668/HCQG-KT ngày 15 tháng 6 năm 2020 của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia tặng Bằng khen cho tập thể “điển hình tiên tiến của Học viện Hành chính Quốc gia giai đoạn 2015 – 2020”. |
| 2020 | Bằng khen | Quyết định số 1142/QĐ-BNV ngày 29/12/2020 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ tặng Bằng khen “Đạt thành tích 2 năm liên tục 2019-2020 hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ” |
| 2022 | Cờ thi đua của Bộ Nội vụ | Quyết định số 1249/QĐ-BNV ngày 27/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ |
Nhiều cá nhân đạt danh hiệu Lao động giỏi, Chiến sĩ thi đua cấp cơ sở, Chiến sĩ thi đua cấp Bộ, được Thủ tướng Chính phủ tặng Bằng khen, được Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia, Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, tặng Bằng khen, Bộ Giáo dục và Đào tạo tặng Kỉ niệm chương vì sự nghiệp Giáo dục.
PV